BookingWeb : Infos pratiques

BOOKINGWEB - infos pratiques

• Comment fonctionne la réservation ?

Le client réserve sur www.booking.com, il rentre ses coordonnées bancaires sur le site et reçoit une confirmation de réservation de la part de Booking qui est donc l’interlocuteur principal du client.Vous avez accès à la réservation détaillée du client via votre compte extranet.Dans Resalys : vous n’avez pas à saisir la réservation manuellement car tout est saisi automatiquement et quasi instantanément via la passerelle (par le login service). Le dossier est saisi en convention BOOKINGWEB, en statut ferme.Chaque fois que le client modifie des informations via l’extranet Booking: son dossier Resalys sera automatiquement annulé ou délogé et un nouveau dossier sera créé automatiquement dans Resalys.Si le client a laissé un commentaire lors de sa réservation, il sera recopié automatiquement dans les observations internes du dossier Resalys. Par exemple un souhait d’emplacement ou une demande de lit bébé, animal de compagnie...

• Comment se passe le paiement ?

Le paiement se fait par carte bancaire. Nous avons accès à une CB virtuelle émise par Booking, créditée du montant de la réservation. Ce n’est pas la CB personnelle du client. Dans Resalys: dossier du client, onglet “Paiements” : les coordonnées de la carte de crédit virtuelle Booking sont rentrées automatiquement. Un paiement en CB PAYBOX AUTOMATIQUE est programmé pour être débité dès le jour de la réservation. C’est le montant total qui est débité, pas d’acompte, peu importe la date du séjour.Même si la carte virtuelle est valable 12 mois, si le débit ne s’est pas fait automatiquement, merci de débiter la cb virtuelle manuellement en “paybox en ligne” avant le départ du client. Afin que le dossier soit soldé. Vous pouvez vérifier les coordonnées CB sur l’extranet Booking.Le client doit régler sur place la taxe de séjour et toutes prestations/options supplémentaires.

• Quelles sont les conditions d’annulation ?

Non remboursable : le client devra verser le montant total de la réservation s'il annule à tout moment. Si le client ne se présente pas, il devra payer le montant total de la réservation.Ou selon la période et l’établissement, depuis mars 2026 nous proposons un 2ème plan tarifaire plus flexible: l’annulation sans frais jusqu’à J-2. (Voir détails point suivant)

• Plan tarifaire flexible

Flexible – 2 jours : en payant un peu plus cher, le client pourra annuler gratuitement sa réservation jusqu'à 2 jours avant l'arrivée. Le client devra verser le montant total de la réservation s'il annule dans les 2 jours précédant l'arrivée. Dans ce cas la CB virtuelle ne sera pas active dès la réservation. Il faut modifier dans Resalys-onglet “Paiements”, la date du paiement automatique, pour qu’il se fasse à J-2. Si ce n’est pas fait, Emilie.F se charge de mettre à jour la date de débit plusieurs fois/semaine dans les nouveaux dossiers créés.Sur Booking il est possible de définir si ce plan est réservable à tout moment ou fixer le nombre de jour avant l’arrivée. S’il est applicable à tous les hébergements ou que certaines typologie. La différence tarifaire par rapport au tarif non remboursable (10% plus cher par exemple). Sont concernés à ce jour: Dives, Gérardmer, Ile de Ré, Munster, Soustons, Tarnos, VB. Hors vacances scolaires été.

• Souscription d’une assurance annulation

Le client Booking ne peut pas souscrire l’assurance annulation auprès d’ARTES. Une assurance annulation est proposée par Booking (assureur : Zurich Insurance Europe AG) lors de la finalisation de la réservation du séjour, en même temps que les options de billets d’avion, location de voiture, navette aéroport etc...Celle-ci couvre jusqu’à l’arrivée les annulations en cas d’hospitalisation, de maladie, de licenciement, de catastrophe naturelle, d'urgence domestique ou de retard de voyage. Elle couvre les annulations si la raison principale du voyage est annulée ou reportée (événements réservés avec émission de billet uniquement : concerts, festivals, matchs de football, etc.). Ne couvre pas les annulations dues à des problèmes médicaux existants ou à des changements dans les restrictions de voyage.L’assurance annulation étant une prestation vendue par Booking, nous n’avons pas à gérer cela et nous ne savons pas si le client l’a souscrite ou non. C’est l’assureur de Booking qui rembourse les FA au client.Dans les deux cas la ligne FA (frais d’annulation) dans Resalys est facturée à 100%. Aucun remboursement à faire de notre côté.

• Frais d’annulation

Si le client annule c’est 100% de frais, peu importe la date d’arrivée. Le client dispose d’un délai de rétractation : aucun frais facturé pour les réservations annulées 4 heures après la réservation. Ce délai peut être modifié si vous le souhaitez.Il peut également, sous réserve de disponibilités, et sous l’accord du responsable d’hébergement ou d’établissement, demander la modification de ses dates de séjours et/ou type d’hébergement.

L’interlocuteur principal du client reste Booking, pour toute demande d’annulation ou de modification de dates et/ou type de logement. Les demandes apparaissent dans la messagerie de l’extranet Booking. Vous pouvez accepter ou non la demande selon le remplissage de l’établissement et le motif du client.Le client ayant accepté nos conditions de vente, nous refusons l’annulation sans frais sauf si le problème vient de notre côté.

• Remboursement

Prévenir Emilie.F pour rembourser une carte virtuelle, cela se fait via Verifone. Ne jamais rembourser directement le client. ARTES rembourse Booking qui lui rembourse le client.

• Pré check-in

Le client reçoit un message 5 jours avant son arrivée pour faire le pré check-in. Il peut ainsi compléter ses coordonnées et composition familiale.

• Messagerie et commentaires (extranet Booking)

C’est à l’équipe accueil ou à un responsable sur place de répondre aux questions et demandes spéciales des clients et de gérer la messagerie via l’extranet. Il est possible de créer des messages de réponses automatiques.C’est à l’équipe sur place de répondre aux avis clients qu’ils soient positifs ou négatif. Vous pouvez répondre directement sur Customer Alliance.En cas de problème avec une réservation ou litige merci d’informer Emilie.F et Sany.

• Ajout de prestation

Le client ne peut pas ajouter et payer les options supplémentaires sur Booking. Il vous faut ajouter le code de la prestation concernée manuellement sur le dossier Resalys du client. Le client doit régler au plus tard sur place les options supplémentaires.

• Séjour écourté

Merci de ne pas modifier les dates de la prestation principale dans Resalys afin que le tarif ne saute pas. Si ce n’est pas fait, cadenasser la ligne de prestation principale.

• Facturation

Vous pouvez facturer un dossier Booking une fois le check out effectué, sauf s’il n’est pas soldé ou si des modifications sont à apporter, contacter Emilie.F. Taux de commission: 15% sauf Le Herbau 17%. Cette commission n’est pas déduite dans les dossiers Resalys. Booking dépose sur l’extranet une facture de commission mensuelle, réglée par virement automatique.Si le client souhaite la facture de son séjour, vous pouvez lui envoyer.

• Stock disponible

Le stock est relié au planning d’hébergement de Resalys. Il s’agit d’un allotement non protégé.L’allotement non protégé permet d’attribuer sur la convention concernée un nombre d’hébergement défini en type commercial par établissement, par type d’hébergement et par dates de séjour. Ce contingent constitue une limite au-delà de laquelle le partenaire ne pourra pas vendre d’unité supplémentaire, mais ce contingent n’est pas protégé nominativement pour ce partenaire au planning. Dans les faits ce stock s’apparente à du stock en vente libre car il n’est pas réservé exclusivement pour le partenaire.

• Problèmes de synchronisation et de stocks

Tout étant automatisé, il arrive malheureusement que certaines réservations Booking ne remontent pas dans Resalys. Notamment lorsqu’il y a un beug du logiciel, les réservations peuvent continuer de tomber sur Booking mais ne pas être créées dans Resalys si le logiciel est en maintenance.Il est important de pointer les réservations de temps en temps afin de vérifier que tout est à jour. Surtout sur les périodes où il reste très peu de stock, afin d’éviter les surbook. Pour cela aller voir la liste des réservations sur l’extranet Booking.S’il manque des réservations, il faut les saisir manuellement, toujours en convention Bookingweb (contacter Emilie.F si besoin).Il peut arriver aussi que le dernier logement disponible soit réservé à la fois sur Booking et en direct ou sur un autre site internet. Ce qui engendre un problème de stock.

• Réservations de dernière minute

Dans Resalys il est paramétré pour que les réservations pour le soir même soient stoppées à H-7 = 17h.

• Contact au siège ARTES

Emilie Faure, 03.28.04.54.62 , emilie@artestourisme.fr, du lundi au vendredi (9h-17h30).Pour toutes questions ou pour modifier des informations, nouvelles photos, gestion des utilisateurs, stocks et tarifs, cartes virtuelles à rembourser...

• Contact Booking

Assistance partenaires au 01.53.25.13.12. Service client: 01.73.03.66.70Chargé de compte: guillaume.lebigre@booking.com

Emilie.F -mai 2026